Treinamento sobre o Sistema Solar busca padronizar procedimentos, reduzir falhas e organizar o fluxo de atendimento na Câmara de Conciliação
A Defensoria Pública do Estado de Roraima (DPE-RR) realizou uma capacitação para padronizar procedimentos internos e aprimorar o atendimento oferecido à população. A atividade ocorreu na última sexta-feira (9), na Escola Superior da Defensoria Pública (ESDEP), em Boa Vista.
O treinamento abordou o Manual de Procedimentos de Atendimento e o uso do Sistema Solar, ferramenta utilizada pela instituição para registrar e organizar informações dos atendimentos. Participaram servidores, estagiários, jovens aprendizes e profissionais terceirizados da Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem.
A iniciativa busca estabelecer um fluxo de trabalho organizado, com atribuições e prazos definidos para cada etapa, desde o primeiro atendimento até o acompanhamento do processo e dos acordos firmados.
Defensora pública Christianne Gonzales Leite, titular da Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem e Chefe da Capital.
Capacitação aborda procedimentos e atendimento humanizado
A programação incluiu exposições teóricas, simulações nos sistemas Solar e Projudi, análise de minutas operacionais e atividades para fixação do conteúdo.
Entre os temas abordados estão atendimento humanizado, escuta qualificada, critérios financeiros para acesso aos serviços, cadastro correto das partes, prevenção de registros duplicados e cumprimento de prazos processuais.
O treinamento também tratou das regras de segurança para notificações por cartas-convite e da aplicação das prioridades previstas na legislação.
Segundo a defensora pública Christianne Gonzales Leite, chefe da Capital e responsável pela Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem e pela CAPI, a organização das rotinas permite definir responsabilidades e prazos para cada profissional.
“Estabelecemos um fluxo com prazo desde o início do atendimento do assistido, a partir da chegada dele à Defensoria, até a informação do número do processo e do acordo firmado pela Câmara de Conciliação, inclusive com pesquisa de satisfação posterior”, afirmou.
Fluxo de trabalho busca reduzir o tempo de espera
A padronização dos procedimentos também tem como objetivo diminuir o tempo entre o atendimento inicial e o andamento processual.
De acordo com Christianne Gonzales Leite, a expectativa é que, na Câmara de Conciliação, o assistido tenha a ação protocolada em até nove dias após o atendimento e a mediação. Dependendo do caso e do andamento dos procedimentos, também poderá receber nesse período uma resposta sobre a homologação do acordo.
A organização das etapas, conforme a defensora, pode reduzir tarefas desnecessárias, prevenir falhas e facilitar o acompanhamento das demandas pelos profissionais.
Uso correto do Sistema Solar melhora os registros
A servidora pública Bianca Minotto destacou que a capacitação é importante diante do volume diário de atendimentos realizados pela Câmara de Conciliação.
“Acho muito importante, porque temos uma demanda de atendimentos muito grande. Atendemos dezenas de pessoas por dia e, se não utilizarmos o sistema da forma correta, acabamos perdendo estatísticas e qualidade no atendimento”, afirmou.
Bianca também ressaltou que as orientações sobre as atualizações do Sistema Solar ajudam os profissionais a preencher corretamente as informações e cumprir as etapas necessárias.
“Precisamos mostrar para a instituição e também para a sociedade a nossa quantidade de atendimentos e a demanda diária. Isso só é possível utilizando corretamente o Sistema Solar”, concluiu.
Bianca Minotto, servidora da Câmara de Conciliação, Mediação e Arbitragem
DPE-RR busca aprimorar os serviços prestados
A capacitação faz parte das ações de aperfeiçoamento dos procedimentos internos da Defensoria Pública de Roraima. O trabalho busca melhorar a organização das rotinas, ampliar a confiabilidade dos registros e contribuir para a qualidade dos serviços prestados aos assistidos.
Com processos mais padronizados e responsabilidades definidas, a instituição pretende facilitar o acompanhamento das demandas e oferecer um atendimento mais organizado à população que procura os serviços da Defensoria.
CCOM/DPE-RR – COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO
